Circulaire aux directeurs des établissements et circonscriptions pénitentiaires, concernant la substitution du système de la régie à celui de l’entreprise.
II a été décidé que, au cours de l’année 1927, le système de la régie serait substitué à celui de l’entreprise dans toutes les circonscriptions pénitentiaires ; dans ces conditions il m’a paru utile, dans un but d'économie, et pour faciliter les mouvements de fonds, que chaque surveillant-chef de maison d’arrêt et de correction soit titulaire d’un compte de chèques postaux, de même que tous les greffiers-comptables des circonscriptions et des établissements pénitentiaires.
Les comptes dont il s’agit seront ouverts non pas au nom de l’agent, mais au titulaire de la fonction : «au surveillant-chef de la maison d’arrêt et de correction de...» ou «au greffier-comptable de...» conformément à l'article premier du décret du 6 décembre 1918.
Aucun dépôt de garantie n’est exigé, toutefois l’avoir du compte ne doit jamais descendre au-dessous de cinq francs (article 2 du même décret).
J’estime qu’il y a lieu de prévoir, pour faciliter l’ouverture, et. le fonctionnement du compte, une avance de vingt francs qui sera supportée par la caisse de chaque établissement.
La demande d’ouverture du compte devra être déposée par le surveillant-chef ou le greffier-comptable au bureau de poste de sa résidence et être visée, au préalable, par vous même pour approbation.
Le compte de chaque surveillant-chef sera alimenté par des chèques de virement tirés par les greffiers-comptables ; les surveillants-chefs, de leur côté, pourront effectuer les paiements aux fournisseurs soit en retirant des fonds par un chèque émis à leur profit, soit en adressant un chèque de virement au titulaire d’un autre compte chèque postal ; le chèque postal pourra également être utilisé pour toutes autres expéditions de fonds nécessitées par le service telles que l’envoi du traitement des agents mutés par exemple.
Pour plus amples renseignements sur l’utilisation des chèques postaux les agents auront d’ailleurs à s’adresser au bureau de poste et à réclamer la notice éditée par l’Administration des P. T. T.
Tous les trimestres, chaque surveillant-chef enverra au Directeur de la circonscription les avis de crédit et de débit qu’il a reçus ils seront vérifiés par le greffier-comptable et retournés ensuite au titulaire du compte.
Le greffier-comptable fera au vu des avis de débit, le relevé des sommes dont a été débité le compte de chaque surveillant-chef pour les diverses opérations postales telles que taxes, coût de formules, etc..; il créditera ensuite le compte de chaque surveillant-chef des débours dont s’agit par un chèque de virement, et se couvrira lui-même de la dépense en se faisant rembourser par le vaguemestre de la circonscription, les sommes dont s’agit devant être inscrites par établissement sur l'état trimestriel des frais de port et sous la rubrique « frais d’envoi par chèque postal ».
Veuillez m’accuser réception de cette circulaire dont j’envoie un exemplaire à chaque surveillant-chef.
Par délégation : Le Conseiller d’Etat,
Directeur des Affaires criminelles, des Grâces et de l’Administration pénitentiaire,
H. MOUTON.