ATTRIBUTIONS DU GREFFIER COMPTABLE.
Le greffier prend le titre de greffier comptable. Il remplace l’inspecteur absent, de la même manière que celui-ci remplace le directeur.
Comme greffier, il est spécialement chargé, sous l’autorité du directeur, de tenir les écritures relatives à l'écrou des condamnés , de délivrer des expéditions et extraits des arrêts et jugements de condamnation déposés au greffe, ainsi que des arrêtés et autres actes de l’administration; d’opérer sur le registre d'écrou, sur le registre matricule et tous autres registres, les mutations survenues par l’effet de la libération, du transfèrement et du décès des condamnés ; d'établir la situation journalière de la population ; de rédiger et certifier les bulletins mensuels et semestriels de la population, que vise le directeur ; enfin de classer tous les titres et papiers de l’administration.
Comme comptable, le greffier est tenu de fournir un cautionnement, et jouit d’une indemnité fixe, indépendamment de son traitement.
Le greffier comptable est chargé de la comptabilité,
1° des masses de réserve;
2° de la caisse des dépôts d’argent, pour le compte des condamnés ;
3° de la comptabilité des masses d’habillement des gardiens.
Le greffier comptable tient une comptabilité séparée pour chaque caisse, conformément aux instructions émanées du ministère.
Ses comptes sont apurés et arrêtés chaque année par le préfet en conseil de préfecture.
Aucune dépense sur la caisse des masses ne peut être faite qu’au moyen de mandats délivrés par le directeur.
Les dépenses sur la caisse des dépôts sont faites, suivant les circonstances, soit sur des mandats, soit sur des feuilles de distributions que le directeur arrête chaque semaine, et qui sont émargées ensuite par les parties prenantes, lors-qu’elles savent signer, et, à défaut, par une personne de leur choix.
Toute dépense sur la caisse des gardiens doit également être autorisée préalablement par le directeur.
Le greffier comptable est responsable des objets précieux appartenant aux condamnés. Il en est tenu un double registre, dont un pour le comptable, et l’autre pour le directeur.
Le greffier, comme comptable, rédige et certifie les bulletins mensuels de caisse que le directeur vise après vérification.
Il surveille, de plus, toutes les écritures de comptabilité et autres confiées au commis aux écritures.
Dans aucun cas, et sous aucun prétexte, il ne sera employé de condamnés aux écritures du greffe et de l’administration.
ATTRIBUTIONS DES COMMIS AUX ÉCRITURES.
Le commis aux écritures n’a point d’attributions administratives.
Il est spécialement chargé des écritures ci-après :
1° De la tenue du registre-matricule et de celui des condamnés classés par département ;
2° De la transcription, sur les registres de la maison, des arrêtés et règlements du ministre et du préfet, et des décisions du directeur : ces transcriptions sont certifiées conformes par le greffier ;
3° De la transcription, sur le registre des masses, des sommes mises en ré-serve sur le produit du travail des détenus ;
4° De la même transcription sur leurs livrets.
Ces deux transcriptions sont faites d’après les feuilles de travail et de paye-ment, afin de les contrôler l’une par l’autre.
5° De l’expédition, sur le travail du greffier-comptable, des bulletins de caisse et de population, et de tous autres états et écritures sur minutes de cet employé.
Il fait, de plus, les écritures qui lui sont demandées par le directeur.
Le commis aux écritures doit au travail du greffe tout le temps prescrit par le préfet, sur le rapport du directeur, sans préjudice des travaux extraordinaires que les circonstances peuvent exiger.
Dans les maisons où il n’y a pas de commis aux écritures, le travail spécialement attribué à cet employé est réparti entre l’inspecteur et le greffier par une décision du préfet prise sur la proposition du directeur.
Si le commis aux écritures est hors d'état de tenir à jour les écritures dont il est spécialement chargé, le greffier en prend une partie qui est également déterminée par le préfet.